المهام
- استلام وتنظيم وحفظ السجلات والوثائق الواردة من الأقسام والوحدات المختلفة.
- تصنيف الوثائق وفق نظام معتمد يسهل الرجوع إليها.
- إنشاء وتحديث قواعد بيانات خاصة بالسجلات والأرشفة.
- تنفيذ الأرشفة الورقية والإلكترونية للوثائق والمعاملات.
- المحافظة على سرية الوثائق والمعلومات ومنع تداولها دون صلاحية.
- متابعة مدد حفظ الوثائق وفق الجداول الزمنية المعتمدة.
- إتلاف الوثائق المنتهية الصلاحية وفق الإجراءات القانونية.
- توفير الوثائق المطلوبة للجهات الرسمية عند الطلب.
- التنسيق مع شعبة شؤون الديوان فيما يخص المراسلات الرسمية.
- إعداد التقارير الدورية عن أعمال السجلات والأرشفة.
- تطبيق متطلبات الجودة والحوكمة في إدارة الوثائق.
- دعم التحول الرقمي وأنظمة الأرشفة الإلكترونية.
- تدريب العاملين على أساليب حفظ وأرشفة الوثائق.
- متابعة سلامة أماكن حفظ السجلات والأرشيف.
- تنفيذ أي مهام أخرى تُكلّف بها الوحدة ضمن اختصاصها.